راه اندازی اتاق کنفرانس

1- مبلمان اتاق کنفرانس اولین انتخاب مبلمان اتاق کنفرانس

دکوراسیون یک اتاق کنفرانس شامل دیوارها ، کف و سقف آن است که همه آنها باید آکوستیک باشند تا به عنوان عایق عمل کنند و صدا را درون فضا نگه دارند و اجازه فرار آن را نداشته باشند. این اولین قدمی است که باید هنگام تجهیز اتاق کنفرانس خود در نظر بگیرید.

شما قطعاً می خواهید در اتاق جلسه به مخاطبان آرامش دهید، اما به آنها اجازه حرکت و راه رفتن را نیز بدهید. علاوه بر این ، فضای اتاق کنفرانس باید به گونه ای باشد که افراد جمع شده در اتاق کنفرانس این فضا را فقط در آنجا بدانند. با توجه به این نظرات، بهتر است تعداد افراد حاضر در جلسه را تخمین بزنیم.

دیوار سالن کنفرانس

برای آکوستیک کردن دیوارهای اتاق کنفرانس، باید از مواد عایق صدا مانند پشم سنگ و پشم شیشه استفاده شود.

سقف سالن کنفرانس

سقف اتاق کنفرانس علاوه بر انجام عملکرد آکوستیک و جلوگیری از خروج صداها از اتاق، به تشدید و تقویت آنها کمک می کند و باید بالاتر از اتاق های معمولی باشد.

کف اتاق کنفرانس

در تجهیز سالن کنفرانس باید از مصالحی باشد که هنگام راه رفتن روی آن صدای اضافی ایجاد نکند. برای افزایش ایمنی سالن اجتماعات نیز معمولاً از کفپوش های پارکت یا فرش های جلوگیری از برق و موکت های نسوز استفاده می کنند تا در صورت بروز حوادث مختلف افراد حاضر در سالن اجتماعات را ایمن نگه دارند.

مرحله دوم طراحی دکوراسیون داخلی سالن کنفرانس ترتیب میزها و صندلی ها است.

برنامه اتاق کنفرانس

هنگام انتخاب ابعاد میز جلسه، اندازه فضا و تعداد افراد شاغل در شرکت خود را در نظر بگیرید. شما باید بدانید که برای در نظر گرفتن برنامه ها و استراتژی های آینده شرکت به چه مقدار فضا نیاز دارید.

چیدمان صندلی های اتاق جلسات

صندلی های اتاق جلسه نیز باید بر اساس اندازه میز و تعداد دانش آموزان هر جلسه چیده شود. فاصله بین صندلی ها باید یکسان باشد و به گونه ای باشد که هر فرد جایی در مقابل خود داشته باشد.

اطمینان حاصل کنید که تمام تجهیزات اتاق کنفرانس باید طوری انتخاب شوند که فضای کافی برای حرکت در اتاق وجود داشته باشد.

2- روشنایی در تجهیزات سالن کنفرانس

روشنایی مناسب برای تجهیز سالن کنفرانس بسیار مهم است. نورپردازی در اتاق کنفرانس باید با سیستم و تجهیزاتی انجام شود که به برگزارکننده جلسه امکان کنترل شدت و تاریکی نور را بدهد. همچنین ، رنگ روشن لامپ های مورد استفاده باید بین چراغ های گرم و سرد متعادل شود و چشم ها را مختل یا بخوابد.

3- سیستم صوتی: عنصری موثر برای تجهیز اتاق کنفرانس

این واحد شامل سیستم کنفرانس، پاور میکسر، آرایه بلندگو، میکروفون، کابل و مواد نصب می باشد.

ما از سیستم کنفرانس استفاده می کنیم که نیاز به ضبط صدا و تقویت صدا ، ضبط ویدیو ، مستندات جلسه ، رأی گیری ، تشخیص صدا ، ترجمه همزمان ، انتقال صوتی و تصویری و ارائه وجود دارد.

آمپلی فایر یک میکسر الکتریکی است

آمپلی فایر دستگاهی است که صدا را از میکروفون دریافت می کند و پس از تقویت آن را از طریق بلندگوها بازتولید می کند. علاوه بر این، Power Mix به افزایش کیفیت صدا و بهبود وضوح کمک می کند.

پنج مایکروویو

همه افراد حاضر در اتاق جلسه، از جمله برگزارکننده جلسه و کارمندان شرکت، باید یک میکروفون در مقابل خود داشته باشند. تهیه میکروفن با کیفیت بالا و تجهیز اتاق کنفرانس به آنها نیاز به به دست آوردن اطلاعات کافی و متخصصان مشاوره در زمینه تجهیزات اتاق کنفرانس دارد.

بلندگوها

و در نهایت بلندگوهایی وجود دارند که صداهای داخل اتاق را بازتولید می کنند و به همه افراد حاضر در اتاق اجازه می دهند آنها را واضح و با کیفیت خوب بشنوند. اسپیکرهای نصب شده در اتاق کنفرانس باید دارای محدوده صدای مناسب و از بهترین برندها باشند.

در اتاق های کنفرانس معمولا از دو نوع سیستم صوتی استفاده می شود. دسته اول سیستم های بلندگو دیوار صوتی و گنبدی است. دسته دوم مربوط به سیستم هایی است که از میکروفون کنفرانس استفاده می کنند و صدا نیز از طریق سیستم صوتی کنفرانس منتقل می شود.

4- تجهیزات مورد استفاده برای اتاق کنفرانس با سیستم های پخش تصویری

سیستم توزیع شامل یک پروژکتور ویدیویی ، صفحه نمایش ، مانیتور ، جعبه تبلت پورت کامل (پانل VSP) ، سوئیچ اتوماتیک است. و مواد مصرفی

در اتاق جلسه بزرگ، یک ویدئو پروژکتور برای نشان دادن تصویر لپ تاپ یا کامپیوتر به دیگران مورد نیاز است.

مانیتور یا نمایشگر اتاق کنفرانس گزینه مناسبی برای نمایش ایده ها، برنامه ها، فیلم ها و تصاویر برای شرکت کنندگان در کنفرانس است. مانیتور کنفرانس شامل یک صفحه نمایش با اندازه های مختلف متناسب با اندازه اتاق است که روی میز اتاق کنفرانس، در قسمتی از اتاق یا روی دیوار قرار می گیرد. مزایای اضافی مانیتور در اتاق کنفرانس، ارتباط تصویری راحت، ارسال گزارش و ارتباط تصویری دو طرفه است.

5- فرآیند گرفتن تصویر

با توجه به برگزاری بسیاری از جلسات در اتاق‌های کنفرانس شرکت‌ها، مستندسازی جلسه و ذخیره ویدیو برای استفاده بعدی بسیار مهم است. سیستم ضبط تصویر شامل یک دوربین روباتیک، یک کنترلر دوربین، یک میکسر تصویر، یک ضبط کننده و مواد مصرفی است.

یک دوربین رباتیک

دوربین ربات (سیستم فیلمبرداری خودکار) یک سیستم هوشمند است که با عملکرد چرخش 360 درجه که برای ضبط خودکار فیلم ضروری است، ویدئو و صدا را به طور همزمان ضبط و ذخیره می کند. دوربین های رباتیک را می توان در سرتاسر اتاق متخصص تجهیزات اتاق کنفرانس قرار داد تا فیلم را از هر زاویه ای از انبوه اطلاعات ضبط کند.

کنترلر دوربین

دوربین این ربات یک کنترلر نیز دارد. این دستگاه دارای دسته کنترلی است که در صورت لزوم اپراتور می تواند از آن برای تغییر زوایای دوربین های مختلف و کنترل فیلمبرداری استفاده کند.

میکس و ضبط ویدئو

تصویر ثبت شده توسط دوربین رباتیک به محض ضبط به میکسر تصویر ارسال می شود تا فرد کنترل کننده تصویر بتواند افکت ها و تغییرات لازم را اعمال کند و سپس در ضبط کننده ثبت می شود.